Como consecuencia de la pandemia del Covid-19 la población a nivel global se ha visto obligada a confinarse para evitar posibles contagios. Esto ha hecho que empresas y empleados hayan tenido que adaptarse a los medios digitales disponibles para teletrabajar, realizando a distancia todas aquellas actividades y gestiones que solían ser presenciales.
Ahora en la “nueva normalidad” las reuniones online ya son parte de nuestro día a día y Microsoft Teams se ha convertido en una plataforma muy popular para comunicarnos a distancia con llamadas o videoconferencias, pero ¿sabías que también permite firmar por voz de forma legal y segura durante una reunión? Sí ¡has leído bien! para agilizar aún más los procesos de firma, en Biometric Vox hemos decidido integrar en Microsoft Teams nuestra herramienta de firma vocal avanzada: FirVox ¿quieres saber cómo? ¡Sigue leyendo!
¿CÓMO SE PUEDE FIRMAR POR VOZ EN UNA REUNIÓN DE MICROSOFT TEAMS?
Ya hemos hablado en anteriores entradas sobre lo fácil que es de usar la aplicación de firma biométrica vocal FirVox (si aún no la conoces pincha aquí para descubrir todas sus ventajas) y lo cierto es que dentro de Microsoft Teams actúa de una forma muy similar a como lo hace en una llamada telefónica. A continuación, te explicamos cuáles serían los pasos a seguir para firmar por voz en esta plataforma.
PASOS PARA FIRMAR POR VOZ EN UNA REUNIÓN DE TEAMS:
- Una vez iniciada la reunión en Microsoft Teams, el organizador invoca a un “bot” que se activa en la propia conferencia y que será el encargado de guiarle en el proceso de firma. Mientras que los asistentes continúan comunicándose en la reunión, al organizador se le habilita (sin salir de la conferencia) un chat especial en el que el “bot” le preguntará si quiere comenzar un proceso de firma.
- Cuando el organizador confirma que sí, el bot le solicita la información de la reunión en la que se llevará a cabo la firma. Para ello, el organizador solo tiene que darle al botón de “compartir” en la pantalla de la reunión y pegar el enlace de la reunión en el chat con el “bot”.
- Después, el “bot” pedirá al organizador el documento a firmar; este puede cargarse desde el propio ordenador en local o desde Microsoft OneDrive
- Una vez que el “bot” tiene la información de la reunión y el documento para la firma es invitado automáticamente a la reunión como un asistente más, siendo ya visible para el resto de los participantes.
- A partir del momento en el que el “bot” se incorpora a la reunión, comienza a grabar el audio de cada uno de los intervinientes por separado (ya que se encuentran en canales diferentes). De esta forma, va recogiendo y registrando los parámetros biométricos vocales de cada asistente que participa en la reunión.
- Durante el proceso, se puede compartir el documento a firmar, para que los allí presentes puedan verlo al momento, revisarlo y dar finalmente su consentimiento vocal.
- A continuación, el organizador puede dejar de compartir el documento e indicarle al “bot” que el proceso ha concluido y que se han emitido todos los consentimientos pertinentes para la firma.
- El “bot”accede al documento compartido en la reunión incrustando en él la información de los parámetros biométricos vocales de cada uno de los firmantes. Estos datos son encriptados (bajo protección notarial o de tercero de confianza si así se desea) y sellados en el tiempo, garantizando así que se trata de un documento original y no una copia. El “bot” comparte con los participantes el documento firmado y la grabación con el audio de cada uno de los intervinientes en la conversación, para que puedan escuchar lo que han firmado.
- Así, el resultado al firmar mediante la voz en Microsoft Teams, tal y como ocurre cuando utilizamos FirVox en una llamada telefónica, es un documento digital con una firma electrónica avanzada vocal y simetría probatoria, dotado de plena validez legal recordamos que nuestra plataforma de firma biométrica vocal está auditada y avalada por EADTRUST).
Cabe destacar que la experiencia del usuario a la hora de firmar por voz en Microsoft Teams es excelente, ya que los firmantes realizan la firma dentro de la propia conversación de la reunión, solo usando su voz y sin necesidad de abandonar la conferencia online para realizar el trámite.
¿A qué esperas para empezar a firmar por voz en tus reuniones online? Contacta con nosotros haciendo clic aquí y el equipo de Biometric Vox te dará más detalles sobre FirVox y su integración en Microsoft Team.
