La inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta habitual en el entorno empresarial. Plataformas como ChatGPT, Gemini, Claude o Copilot permiten redactar documentos, resumir informes, analizar datos y agilizar numerosas tareas del día a día.
Sin embargo, su uso también plantea un reto de ciberseguridad que muchas organizaciones todavía no han abordado: ¿qué ocurre cuando un empleado comparte información confidencial de la empresa con una herramienta de inteligencia artificial sin conocer cómo se va a tratar esa información?
Subir un contrato para resumirlo, copiar un correo con datos de un cliente, introducir información financiera para elaborar un informe o pegar código interno para detectar un error son acciones que pueden parecer inofensivas, pero, si se realizan sin las garantías adecuadas, pueden comprometer la confidencialidad de la información corporativa.
El problema no es utilizar la inteligencia artificial, sino hacerlo sin conocer sus riesgos y sin establecer unas reglas claras.
¿Qué información puede quedar expuesta al utilizar herramientas de IA?
En muchas ocasiones, los riesgos no proceden de un ciberataque, sino del uso cotidiano de estas plataformas. Un empleado puede compartir información sensible simplemente para resolver una tarea con mayor rapidez.
Entre los ejemplos más habituales se encuentran:
- Contratos y documentación interna: introducir acuerdos comerciales, condiciones económicas o información estratégica para resumirlos o revisarlos.
- Datos de clientes y empleados: copiar nombres, datos de contacto, información personal o detalles de operaciones comerciales para preparar respuestas o analizar información.
- Información financiera: compartir presupuestos, facturación, previsiones económicas o informes internos para elaborar conclusiones.
- Credenciales y datos técnicos: pegar contraseñas, claves de API, configuraciones de sistemas o fragmentos de código que puedan revelar información sobre la infraestructura tecnológica.
- Documentación confidencial: utilizar informes, procedimientos internos o archivos corporativos como contexto para obtener una respuesta más precisa.
Aunque la finalidad sea legítima, la información compartida puede estar sujeta a condiciones de almacenamiento, conservación, acceso y tratamiento que el usuario desconoce. Además, las garantías no son iguales en todas las plataformas ni en todas sus modalidades. Las condiciones pueden variar entre cuentas personales y soluciones empresariales, así como según la configuración y las opciones de privacidad habilitadas.
Por eso, antes de introducir información corporativa en una herramienta de IA, es necesario comprobar si su uso está autorizado y qué garantías ofrece.
El problema de utilizar herramientas de IA sin autorización
Cuando los empleados recurren a aplicaciones de inteligencia artificial que la empresa no ha evaluado ni aprobado, aparece un fenómeno conocido como Shadow AI. Esto ocurre, por ejemplo, cuando un trabajador utiliza su cuenta personal de ChatGPT o Gemini para procesar documentos de la empresa porque le resulta más cómodo que las herramientas corporativas disponibles. La organización puede perder visibilidad sobre qué información se comparte, qué plataformas se utilizan y qué medidas de protección se aplican. También puede resultar más difícil garantizar el cumplimiento de las políticas internas y de las obligaciones de protección de datos.
La comodidad de una herramienta no garantiza que sea adecuada para tratar información empresarial.
¿Cómo puede evitar una empresa que se compartan datos sensibles con la IA?
No es necesario renunciar a las ventajas de la inteligencia artificial. El objetivo es permitir su uso de forma controlada, estableciendo medidas que reduzcan el riesgo de exposición de información.
- Establecer una política de uso de la IA
La empresa debe definir qué herramientas están autorizadas, para qué tareas pueden utilizarse y qué información se puede introducir en ellas.
Esta política debe incluir ejemplos concretos para que los empleados sepan cómo actuar ante situaciones habituales, como resumir un contrato, analizar una hoja de cálculo o redactar una respuesta a un cliente.
- Clasificar la información antes de compartirla
Es importante diferenciar entre información pública, interna, confidencial y especialmente sensible. Esta clasificación permite determinar qué datos pueden utilizarse en herramientas de IA y bajo qué condiciones.
Cuando una tarea requiera trabajar con información confidencial, deben emplearse soluciones expresamente autorizadas y configuradas para ofrecer las garantías necesarias.
- Revisar las condiciones de privacidad de cada plataforma
Antes de adoptar una herramienta, conviene analizar cómo procesa y conserva los datos, si estos pueden utilizarse para mejorar o entrenar modelos, qué opciones de administración ofrece y qué garantías contractuales proporciona.
No debe darse por hecho que todas las plataformas funcionan igual ni que una cuenta personal ofrece las mismas condiciones que una solución empresarial.
- Aplicar medidas técnicas de control
Las políticas internas deben complementarse con medidas técnicas que ayuden a detectar o prevenir la exposición de información.
Según las necesidades de la organización, pueden utilizarse soluciones de controles de acceso, restricciones de aplicaciones, mecanismos de supervisión del uso de herramientas de IA o prevención de pérdida de datos (DLP).
Estas medidas permiten reducir la dependencia de que cada empleado identifique por sí solo todos los riesgos.
- Formar y concienciar a los empleados
La formación es fundamental para evitar que se compartan datos sensibles por desconocimiento. Los trabajadores deben comprender que no deberían introducir información confidencial, credenciales o datos personales en una herramienta no autorizada, aunque su objetivo sea únicamente mejorar un documento o ahorrar tiempo.
También deben disponer de alternativas seguras y conocer el procedimiento que deben seguir si detectan que han compartido información por error.
La inteligencia artificial debe formar parte de la estrategia de ciberseguridad
La adopción de la inteligencia artificial ofrece oportunidades importantes para mejorar la productividad, automatizar tareas y optimizar procesos. Sin embargo, sus beneficios deben ir acompañados de controles que protejan la información de la empresa.
El reto no consiste en prohibir estas herramientas, sino en garantizar que se utilizan de forma responsable, con políticas claras, soluciones adecuadas y medidas de seguridad adaptadas a cada organización.
En Infomicro ayudamos a las empresas a afrontar los nuevos retos de ciberseguridad y a adaptar sus medidas de protección a un entorno tecnológico en constante evolución.
Si quieres saber cómo proteger tu empresa frente a los riesgos asociados al uso de la IA, ponte en contacto con nosotros y te contamos cómo podemos ayudarte.
